Interview: een kijkje achter de schermen bij het Vierdaagsefeesten team

Vierdaagsefeesten, het grootste evenement van Nederland, wordt georganiseerd door Stichting Vierdaagsefeesten, onderdeel van ACBN Evenementenbureau. Met een klein team van ongeveer 10 medewerkers weten ze al 50 jaar alles in goede banen te leiden. Maar wat komt er eigenlijk kijken bij het organiseren van zo’n grootschalig evenement? En hoe was het dit jaar, nu het niet kon plaatsvinden? We spreken Marlijn Hoefnagel (marketingmanager), Rowin van Wijhe (verpachtingen en veiligheid) en Mark Prinsen (zakelijk manager).

Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van Vierdaagsefeesten? Wat ziet de bezoeker niet, maar zijn jullie wel erg druk mee?

Marlijn: We zorgen er allereerst voor dat de bezoekers van Vierdaagsefeesten kunnen vinden wat er waar allemaal te doen is in de stad. Daarbij probeer ik juist ook de verrassende programma’s uit te lichten, om het diverse aanbod te laten zien en te zorgen voor publieksspreiding. We trekken hierbij nauw op met de marketeers van de verschillende podia. De meeste programma’s worden door de organisatoren van de podia zelf samengesteld, wij zijn een soort paraplu waar alles onder valt.

Daarnaast zorgen we voor de landelijke positionering van Vierdaagsefeesten, onder meer door mediapartnerschappen af te sluiten, een persconferentie en een persreis te organiseren. Niet omdat we meer bezoekers willen trekken, maar omdat dit helpt bij het contracteren van sponsoren, boeken van gewilde bands en andere zaken waar je niet meteen aan zou denken.

Rowin: Veel mensen weten niet dat we bijna een jaar bezig zijn met het organiseren van Vierdaagsefeesten. Mensen denken al snel dat het een draaiboek is dat je even in mei uit de kast kunt halen, maar dat is niet het geval. Jaarlijks worden er ongeveer 280 inschrijvingen gedaan, waarvan ongeveer 40 voor evenementenpleinen waar ook een muziekpodium wordt geplaatst. Gaandeweg veranderen de aanvragers nog wel eens hun plannen. Die beoordelen wij dan eerst zelf en vervolgens bespreken wij ze in het veiligheidsoverleg, waarbij ook hulpdiensten en de gemeente aanwezig zijn. In een aantal gevallen moeten de tekeningen worden aangepast. Dit proces loopt van januari tot en met juni. Vervolgens gaan we in juli alles fysiek uittekenen op de grond in de binnenstad.

Intussen zorg ik ook voor veiligheidsplannen en crowdmanagement, in samenwerking met de politie. We zorgen er ook dat de weg waar nodig wordt afgesloten en dat er toiletten en fietsenrekken worden geplaatst. Daarnaast trekken we samen met de ondernemers op om elk jaar weer nieuwe stappen te kunnen zetten op het gebied van duurzaamheid.

Mark: Omdat Vierdaagsefeesten zo’n groot festival is in een bestaand stadscentrum zijn de kosten voor faciliteiten en veiligheid enorm. Om al deze kosten te kunnen betalen zijn we (onder andere) afhankelijk van sponsorinkomsten. Mijn organisatie en ik zijn een jaar lang bezig om de juiste sponsoren en merken te vinden, samen met hen mooie campagnes te bedenken en uit te voeren. Vaak koppelen we deze merken aan onze eigen doelstellingen op gebied van duurzaamheid en innovatie waardoor we met diverse partijen in projectgroepen werken aan nieuwe initiatieven. Zo staan er bijvoorbeeld 12 watertappunten in het centrum dankzij een sponsorsamenwerking met Vitens.

Wat zijn moeilijkheden waar je tegenaan loopt, wat zijn de uitdagingen voor jou in aanloop naar juli?

Marlijn: Als ik in Hilversum ben, is het eerste wat ik moet uitleggen dat wij niet de Vierdaagse wandelmarsen organiseren, maar alleen Vierdaagsefeesten. In de regio staan we nog steeds bekend als Zomerfeesten, ook al heten we sinds 1998 niet meer zo. Maar als dat eenmaal helder is, is het eigenlijk alleen maar leuk: iedereen heeft zijn of haar eigen positieve gevoel bij Vierdaagsefeesten, en er zijn ontelbare verhalen om te vertellen en te delen met je publiek. Belangrijk daarbij is het behouden van de eigenheid van diverse podia en toch te laten zien dat we met elkaar één herkenbaar geheel vormen. Dat lukt gelukkig steeds beter.

Rowin: Niet perse moeilijkheden, maar het is hard werken gezien de korte periode. Om tussen de datum dat de inschrijfformulieren bij ons binnen moeten zijn en alle documenten voor de vergunningsaanvraag bij de gemeente moeten zijn. Daarnaast komen niet alle inschrijfformulieren altijd op tijd binnen. Verder verandert de binnenstad van Nijmegen nog wel eens en dan blijkt begin juli dat er een object is geplaatst waar wij tijdens Vierdaagsefeesten iets gepland hadden staan, of hebben pachters objecten meegenomen die groter zijn dan gepland. Dan moet ik even gaan improviseren, maar meestal komen we snel tot een goede oplossing.

Mark: Een jaar lijkt lang maar is voor mij ook heel kort, de tijd van het eerste kennismakingsgesprek met een sponsor tot de uitvoering van het plan heeft vaak veel tijd nodig en dan komt de maand juli altijd heel snel dichtbij. Daarnaast zijn er steeds meer evenementen en festivals die sponsoring zoeken dus we moeten ons blijven onderscheiden om mooie merken aan ons te blijven binden.

Hoe heb je het organiseren van de Vierdaagsefeesten in 2020 ervaren omtrent covid-19?

Marlijn: Toen duidelijk werd dat de feesten niet door konden gaan, veranderden mijn werkzaamheden. Ik bedacht een tekst voor de annulering, trok in de communicatie op met de Vierdaagse wandelmarsen en de gemeente om dit gelijktijdig naar buiten te brengen. En ik dacht na over alternatieven. Zo bedacht ik een online programma, wat we zijn gaan maken met Omroep Gelderland en dat komt dagelijks om 8 uur live op onze socials. Ook bedacht ik vlaggetjes voor in de stad om toch een beetje zichtbaar te zijn en de Vierdaagsefeestensokken.

Rowin: Qua gevoel zat het er al een beetje aan te komen dat Vierdaagsefeesten zou worden afgelast, maar we zijn doorgegaan met de werkzaamheden tot het moment dat Rutte een verbod van evenementen tot 1 september had aangekondigd. De vergunningsaanvraag was al voor 80% klaar en daar zit veel werk in, niet alleen voor ons maar ook zeker voor de organisatoren van de evenementenpleinen. Het is dus erg jammer dat al het werk voor deze editie voor niks is geweest, maar wel begrijpelijk. Het geeft ons wel ruimte om bepaalde zaken even goed tegen het licht te houden en mogelijk stappen te maken richting 2021.

Mark: Er is lange tijd veel onzekerheid geweest voor evenementen en festivals, dat maakte onze sponsoren en partners terughoudend. Toen eenmaal het hoge woord eruit was, was het hartverwarmend hoe sponsoren hun support hebben getoond door bijvoorbeeld toch een bijdrage te leveren of hun contract te verlengen voor de editie van 2021. Daarnaast hebben we met ons team in een hele korte tijd geschakeld om nieuwe dingen te bedenken om toch een beetje het ‘feestgevoel’ te geven aan de stad deze zomer.

Hoe kijk je tegen de Vierdaagsefeesten van 2020 aan en wat verwacht jij in 2021?

Marlijn: Ook al zijn er geen feesten, ik vind het geweldig om te zien wat er toch mogelijk is: alle binnenprogramma’s en terrassen op anderhalve meter afstand. Wij bundelen alles wat er wél kan dit jaar en lichten dat uit via onze kanalen: ‘Vier de feesten toch een beetje’. Dit geeft ook goede moed richting volgend jaar: hopelijk kunnen we dan weer een festival neerzetten zoals we dat gewend waren, maar mochten er dan nog restricties zijn, dan heb ik er alle vertrouwen in dat we op de best mogelijke manier kunnen inspelen op wat wél kan!

Rowin: Het zou een mooie week geweest zijn, vooral als we kijken naar het weer. Gelukkig hebben de terrassen redelijk vol gezeten en was het lekker druk in de binnenstad - niet te druk! Het was leuk dat er toch op een aantal locaties nog iets mocht gebeuren en je ziet dat veel ondernemers er nog iets moois van hebben gemaakt. Na een jaartje te hebben overgeslagen hebben we met z’n allen nog meer zin om in 2021 Vierdaagsefeesten te vieren die we niet snel zullen vergeten!

Mark: Na een geslaagd 50-jarig jubileum in 2019 is 2020 wel een hele grote domper voor mij en het team. Het gaat de boeken in als ‘de feesten die nooit gevierd zijn’. Gelukkig zijn er genoeg dingen te doen in de stad bij diverse ondernemers maar ook digitaal zoals de Citygame. Ook hoef je ‘het gevoel van’ niet te missen door de aankleding van de stad en de speciale Vierdaagsefeestensokken. Toch blijft het dubbel, we zien het liefst honderdduizenden mensen genieten van muziek, cultuur, lekker eten en drinken en al het andere moois wat Nijmegen te bieden heeft. We missen het, we missen de bezoekers en zijn al vol energie aan de slag voor 2021, dat wordt een topjaar!

Vierdaagsefeesten 2020

Hoe ziet jouw Vierdaagseweek er dit jaar uit? Bekijk hier de leukste activiteiten voor komend weekend in Nijmegen.